Kundengespräche mit KI vorbereiten: Ask AI in HighLevel
Du hast gleich einen Kundentermin. Das Handy klingelt bereits, aber du weißt gerade nicht mehr, was ihr zuletzt besprochen habt. Gab es noch ein offenes Angebot? Sollte der Kunde Unterlagen schicken? Oder war ein Rückruf vereinbart?
Die Informationen liegen längst im CRM. Häufig sind sie allerdings auf Nachrichten, Termine, Verkaufschancen, Aufgaben und Notizen verteilt. Vor dem nächsten Gespräch beginnt deshalb erst einmal die Suche.
Genau hier setzt Ask AI in der mobilen App an: Du öffnest den Assistenten direkt aus einem Kontakt heraus und siehst sofort, wo ihr gerade steht.
Kundengespräche vorbereiten, ohne das gesamte CRM zu durchsuchen
Eine gute Gesprächsvorbereitung beantwortet drei Fragen: Was ist zuletzt passiert? Wo steht die Kundenbeziehung gerade? Was muss als Nächstes erledigt werden?
Im Alltag ist das nicht immer schnell zu erkennen. Besonders unterwegs ist es umständlich, zwischen Konversationen, Kalender und Pipeline zu wechseln. Wer mehrere Kunden parallel betreut, muss sich zudem jedes Mal neu in die Vorgeschichte einarbeiten.
Die mobile Kontaktübersicht bündelt die wichtigsten Informationen an einer Stelle. Du arbeitest weiterhin mit deinen vorhandenen Kundendaten, suchst sie aber nicht mehr in fünf verschiedenen Bereichen zusammen.
Was Ask AI direkt im Kontakt anzeigt
Ask AI lässt sich jetzt aus der mobilen Kontaktansicht aufrufen. Über das Ask-AI-Symbol in der oberen Leiste öffnest du eine Übersichtskarte zum Kontakt und kannst anschließend eigene Fragen zu diesem Kontakt stellen.
Die Karte stellt vier Informationsbereiche in den Mittelpunkt:
Letzte Nachricht: Über welchen Kanal lief der letzte Austausch, und wie lange ist er her?
Nächster Termin: Welcher Termin steht an, und welchen Status hat er? Weitere Termine erscheinen als „+N weitere".
Größte offene Verkaufschance: In welcher Pipeline und Phase steht das Geschäft, und seit wie vielen Tagen hat es sich nicht bewegt?
Offene Aufgaben: Welche Aufgaben sind offen? Überfällige tragen eine eigene Markierung.
Die Eckdaten stammen aus deinen echten CRM-Datensätzen. Die Karte ist also keine frei formulierte KI-Zusammenfassung. Mit einem Tipp auf eine Zeile öffnest du den jeweiligen Datensatz in der gewohnten Ansicht.
Drei Aktionen, die im Alltag Zeit sparen
Unter der Karte findest du drei Schaltflächen.
Mit „Prep me for next appointment" bereitest du dich auf den nächsten Termin vor. Die Aktion erscheint, sobald innerhalb der kommenden sieben Tage ein Termin ansteht.
Über „Summarize this contact" lässt du dir die bisherige Kundenbeziehung zusammenfassen. Diese Aktion steht bei jedem Kontakt zur Verfügung, unabhängig von Terminen. So liest du vor einem Anruf nach, was bereits besprochen wurde, und ordnest offene Themen schneller ein.
Mit „Dictate to add a note" hältst du Ergebnisse nach dem Gespräch per Diktat fest. Ask AI macht daraus einen Vorschlag für eine Notiz und bei Bedarf für eine Aufgabe. Gespeichert wird erst, wenn du den Vorschlag bestätigst.
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Stell dir vor, du bist im Außendienst und hast zwischen zwei Terminen einen Rückruf. Du weißt, dass ein Angebot offen ist, aber nicht mehr, ob der Kunde zuletzt nach dem Preis oder nach dem Starttermin gefragt hat.
Du öffnest den Kontakt in der App. Die Karte zeigt dir, wann zuletzt kommuniziert wurde, ob ein Termin ansteht und in welcher Phase die Verkaufschance steht. Für zusätzliche Hintergründe lässt du dir den Kontakt zusammenfassen.
Nach dem Telefonat diktierst du eine kurze Notiz: Ein aktualisiertes Angebot soll verschickt und ein Einführungstermin abgestimmt werden. Den vorgeschlagenen Eintrag prüfst du und bestätigst ihn. Beim nächsten Kontakt ist der Stand für dich und dein Team nachvollziehbar.
Der eigentliche Vorteil liegt in der Kontinuität: Kundendaten werden vor und nach Gesprächen tatsächlich genutzt. Voraussetzung ist ein gepflegtes CRM, in dem die relevanten Informationen vorliegen.
Für wen lohnt sich die mobile Kontaktübersicht?
Selbstständige und kleine Unternehmen profitieren, wenn sie Verkauf, Kundenbetreuung und Terminorganisation selbst übernehmen. Statt für jedes Gespräch mehrere Ansichten zu öffnen, starten sie mit den wichtigsten Informationen.
Vertriebsteams ordnen offene Verkaufschancen und anstehende Termine schneller ein. Das hilft besonders, wenn mehrere Personen mit denselben Kontakten arbeiten und der bisherige Verlauf verständlich bleiben muss.
Agenturen und Dienstleister wechseln häufig zwischen Projekten, Kunden und Ansprechpartnern. Eine Zusammenfassung erleichtert den Wiedereinstieg vor einem Abstimmungsgespräch oder einer Rückmeldung auf ein Angebot.
Außendienstmitarbeiter haben oft keinen Laptop zur Hand. Gerade dann zählen eine mobile Übersicht und die Möglichkeit, Gesprächsergebnisse zu diktieren.
Die Funktion ist auf keine bestimmte Branche beschränkt. Entscheidend ist, dass Nachrichten, Termine, Aufgaben und Verkaufschancen zentral im CRM liegen. Nutzt dein Konto für Kontakte einen anderen Begriff, etwa „Patient", übernimmt die App diese Bezeichnung.
So verwendest du Ask AI auf dem Smartphone
Öffne den Kontakt über die Kontaktliste, die Konversationen oder die Suche.
Tippe in der oberen Leiste auf das Ask-AI-Symbol.
Prüfe die Übersichtskarte.
Wähle eine der drei Aktionen oder stelle eine eigene Frage zum Kontakt.
Die Funktion läuft auf iOS und Android ab App-Version 4.27.0, auch in White-Label-Apps. Dein Benutzer braucht Zugriff auf Ask AI. Eine zusätzliche Berechtigung nur für diese Funktion gibt es nicht.
Gut zu wissen
Die Karte zeigt nur Konversationen, Termine, Verkaufschancen, Beträge und Aufgaben, für die dein Benutzer berechtigt ist.
Bei jedem Aufruf aus einem Kontakt startet ein frischer Chat. Nach deiner ersten Nachricht startest du über das Plus in der oberen Leiste neu, bezogen auf denselben Kontakt.
Der Sprachmodus steht im Kontakt-Chat noch nicht zur Verfügung. Nutze dafür „Dictate to add a note".
Ohne Verbindung zeigt die Karte, was bereits auf dem Smartphone geladen ist. Ist nichts geladen, erscheint „Couldn't load details". Ziehe zum Aktualisieren nach unten, sobald du wieder online bist.
Wurde ein Kontakt gelöscht oder hast du keinen Zugriff mehr, weist Ask AI darauf hin.
Beträge in den KI-Antworten erscheinen als einfache Zahlen ohne Währungssymbol.
Die Qualität der Ergebnisse hängt davon ab, was im CRM gespeichert ist.
Häufige Fragen zur mobilen Ask-AI-Funktion
Kann Ask AI meine Kundengespräche zusammenfassen?
Ask AI fasst die verfügbaren CRM-Informationen zum Kontakt zusammen, also Nachrichten, Termine, Verkaufschancen und Aufgaben.
Funktioniert Ask AI auch auf dem Smartphone?
Ja. Die Funktion läuft in der mobilen App auf iOS und Android, auch in White-Label-Apps.
Kann ich daraus direkt Aufgaben erstellen?
Beim Diktieren einer Notiz schlägt Ask AI bei Bedarf eine Aufgabe vor. Sie wird erst nach deiner Bestätigung gespeichert.
Brauche ich zusätzliche Berechtigungen?
Dein Benutzer braucht Zugriff auf Ask AI. Die Karte zeigt ausschließlich Daten, die er sehen darf.
Zeigt Ask AI offene Verkaufschancen an?
Ja. Die Karte zeigt die größte offene Verkaufschance mit Pipeline, Phase und den Tagen seit der letzten Bewegung.
Fazit: Ein besserer Überblick vor dem nächsten Kundengespräch
Gute Kundenbetreuung beginnt oft mit einer einfachen Frage: Wo stehen wir mit diesem Kontakt gerade? Die mobile Ask-AI-Funktion beantwortet sie aus den Daten, die bereits in deinem CRM liegen.
Du bereitest dich auf Termine vor, rufst Zusammenfassungen ab und hältst Ergebnisse nach Gesprächen als Notiz fest. Das ersetzt keine sorgfältige Kundenbetreuung, spart aber die Suche nach Informationen, die im System längst vorhanden sind.
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Quelle: offizielle Release-Meldung zu Ask AI Mobile – Contacts AI.
